Dal 1° gennaio 2019 entra in vigore l’obbligo generalizzato dell’emissione della fattura elettronica verso consumatori finali e titolari di partita iva.
L’Amministrazione finanziaria ha creato sul proprio sito un’area tematica denominata “Fatture elettroniche e Corrispettivi”.
Il portale è un’area web riservata accessibile ai titolari di partita Iva mediante delle credenziali personali, per garantire sicurezza e inviolabilità dei dati contenuti nelle fatture.
L’utente per operare deve acquisire le credenziali Fisconline rilasciate dall’Agenzia delle Entrate.
La richiesta delle credenziali (codice Pin) si ottiene on line inserendo alcuni dati personali relativi all’ultima dichiarazione dei redditi presentata, ricevendo così la prima parte del codice Pin.
La password iniziale e la seconda parte del codice Pin saranno invece inviate per posta al proprio domicilio.
Qui di seguito riportiamo il link per la richiesta on line delle credenziali:
https://telematici.agenziaentrate.gov.it/Abilitazione/Fisconline.jsp
Inserite le credenziali, il sistema apre una nuova maschera in cui l’utente deve scegliere il profilo con cui vuole operare (utenza di lavoro). Per accedere ai servizi relativi alla propria partita IVA, occorrerà selezionare la voce “Me stesso”.
Nel riquadro denominato “Fatturazione elettronica”, si trovano:
– il link Registrazione indirizzo telematico, ossia il servizio che permette di abbinare alla partita Iva un unico recapito telematico dove ricevere di default tutte le fatture elettroniche. L’indirizzo telematico è l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) a cui far recapitare le fatture elettroniche. La scelta operata in fase di registrazione è sempre modificabile e non è una scelta da rendere obbligatoriamente. Utilizzando questo servizio di pre-registrazione, il SdI ignorerà l’eventuale indirizzo riportato in fattura dal fornitore e consegnerà la stessa all’indirizzo abbinato alla partita Iva.
Se non si effettua la pre-registrazione del proprio indirizzo pec a questo link, per essere certi di ricevere correttamente una fattura, sarà indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo ogni volta al proprio fornitore la PEC che lo stesso dovrà riportare in fase di compilazione della fattura affinché il SdI sia in grado di consegnarla.
E’ bene sottolineare che l’indirizzo Pec non deve necessariamente essere “intestato” al destinatario della fattura né coincidere con quello obbligatorio per legge per i professionisti iscritti ad albo e per le imprese iscritte alla Camera di Commercio. Potrebbe peraltro essere utile e pratico creare un indirizzo Pec ad hoc per ricevere lì esclusivamente tutte le fatture elettroniche.
– il link Fatturazione Elettronica per predisporre e trasmettere le fatture elettroniche e per sottoscrivere la convenzione per usufruire del servizio gratuito di conservazione elettronica di tutte le fatture emesse e ricevute tramite il SdI.
Nel riquadro denominato “Consultazione”, si trovano:
– il link alla consultazione dei Dati rilevanti ai fini IVA, che permette di accedere alle funzioni di ricerca, visualizzazione e download dei file delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI
– il link al Monitoraggio dei file trasmessi, che permette di accedere alle funzioni di ricerca e visualizzazione delle ricevute di scarto o di consegna o di impossibilità di consegna delle fatture elettroniche.
Cercando di semplificare e schematizzare, il nuovo adempimento si articola in 3 fasi.
COMPILAZIONE e CONTROLLO della fattura.
E’ possibile predisporre la fattura elettronica compilandola direttamente con la procedura web, se si è connessi alla rete internet, ovvero è possibile utilizzare un software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate ed installabile sul proprio PC. Si allega di seguito il link a cui scaricarlo:
https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/Nsilib/Nsi/Schede/Comunicazioni/Fatture+e+corrispettivi/Software+Compilazione+Fattura+Elettronica/?page=ivacomimp
Il sistema propone una pagina con alcune ulteriori sezioni di lavoro: nella sezione “Crea nuovo file”, è possibile scegliere la tipologia di fattura da predisporre: se si sta predisponendo una fattura per una Pubblica Amministrazione, si sceglierà il link Fattura PA, altrimenti si sceglierà uno dei due link Fattura ordinaria oppure Fattura semplificata (la fattura semplificata può essere utilizzata solo per importi complessivi di imponibile e Iva non superiori a 100 euro).
La prima volta che si accederà alla procedura, verrà mostrata la pagina dove riportare i dati dell’utente che sta operando in qualità di “fornitore” (c.d. cedente/prestatore): tali dati saranno già precompilati. Tutti i campi, ad eccezione di quello contenente il numero di partita Iva, sono modificabili dall’utente.
Una volta salvati i dati, gli stessi resteranno in memoria della procedura e le volte successive al primo accesso la schermata non verrà più riproposta, salvo che non si decida di accedervi per modificarne i dati.
Il passo successivo è la compilazione dei dati del cliente (c.d. cessionario/committente).
Occorre compilare sempre il campo “Codice Destinatario”: quest’ultimo campo potrà essere compilato con il codice di 7 cifre alfanumerico che avrà comunicato il cliente e rappresenta l’indirizzo telematico dove recapitare le fatture; se il cliente dovesse comunicare un indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove intende ricevere la fattura), il campo “Codice Destinatario” dovrà essere compilato con il valore “0000000” e, nel campo “PEC destinatario”, andrà riportato l’indirizzo PEC comunicato dal cliente; se il cliente non comunica alcun indirizzo telematico (ovvero è un consumatore finale oppure un operatore in regime di vantaggio o forfettario), sarà sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000”.
Una volta compilati i dati del cliente, la procedura consente di salvare gli stessi in una rubrica: in tal modo, le volte successive che si compilerà una fattura verso lo stesso cliente, si potrà selezionarlo dalla rubrica stessa.
Subito dopo la procedura apre la schermata relativa ai dati della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato, nonché i valori dell’imponibile, dell’aliquota Iva e dell’imposta: qualora l’operazione dovesse essere esente, non imponibile, in reverse charge, eccetera, al posto dell’aliquota Iva si selezionerà l’apposita “natura” dell’operazione ai fini Iva.
La procedura consente anche di inserire ulteriori dati a seconda dell’esigenza dell’operatore che deve emettere la fattura, selezionando l’apposita casella nella sezione “altri dati” (ad esempio la voce relativa alla ritenuta d’acconto ovvero alla cassa previdenziale).
Conclusa la predisposizione della fattura, la procedura permette di ricontrollare tutte le informazioni inserite, salvare il file della fattura nel formato obbligatorio XML e visualizzare lo stesso file anche in formato PDF. Inoltre, la schermata propone anche il tasto “Sigilla” che consente di garantire l’integrità del file XML che si invierà al SdI.
2) TRASMISSIONE della fattura
L’ultimo tasto presente nella schermata finale è quello di “Invio” del documento, che consente di trasmettere il file della fattura al SdI che lo controllerà e lo recapiterà all’indirizzo telematico del cliente, precedentemente compilato nella sezione “Dati del cliente”.
Se il file non supera la fase di controllo effettuata dal SdI, il sistema emetterà una ricevuta di scarto e l’utente avrà 5 giorni effettivi di tempo per procedere a correggere e reinviare il file.
Mediante la funzione “Riprendi ultimo file” è possibile aprire nuovamente l’ultima fattura elettronica predisposta e, modificandone il contenuto, crearne una nuova. Mediante la funzione “Importa da file XML” è possibile importare in procedura una fattura elettronica, anche incompleta, e modificarla/integrarla, controllarla, sigillarla e inviarla.
Per trasmettere al SdI il file XML della fattura elettronica ci sono diverse modalità:
a) si può utilizzare un servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” che consente l’upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC
b) si può utilizzare la procedura web messe a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate
c) si può utilizzare una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it”
d) si può utilizzare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI.
La modalità di cui alla lettera d) è indicata per grandi imprese con elevato grado di informatizzazione in quanto richiede che il sistema informatico aziendale sia sempre attivo e collegato all’SdI. Per attivare questo canale telematico, inoltre, occorre stipulare un “accordo di servizio” con il SdI attraverso l’invio di una “richiesta di accreditamento”.
Il Sistema recapita la fattura elettronica all’indirizzo telematico che legge nel file della fattura (campi “Codice Destinatario” e “PEC Destinatario”) e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta la consegna.
Un duplicato della fattura elettronica è sempre messo a disposizione sia del cliente sia del fornitore nelle loro rispettive aree riservate di “Consultazione “Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”. Il duplicato della fattura elettronica ha lo stesso valore giuridico del file originale della fattura.
Nel caso in cui la casella PEC ovvero il canale telematico, dove il SdI prova a recapitare il file della fattura, non fossero attivi (ad esempio casella PEC è piena o server del canale telematico momentaneamente spento), il SdI invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di impossibilità di consegna. In questo caso la fattura si considera emessa per il fornitore ma non ancora definitivamente ricevuta (ai fini fiscali) dal cliente. Per tale motivo, è importante che il fornitore avvisi il cliente – per vie diverse dal SdI (ad esempio tramite email, telefono o altro contatto) – che la fattura elettronica è a sua disposizione nella propria area riservata, in modo tale che quest’ultimo possa scaricarla: La data di decorrenza della detraibilità dell’Iva, per il cliente, scatterà dal momento di visualizzazione/scarico della fattura.
Se il cliente è un consumatore finale, un operatore in regime di vantaggio o forfettario, o un piccolo agricoltore, il fornitore dovrà rilasciargli una copia su carta (o per email ordinaria) della fattura inviata al SdI ricordandogli che potrà consultare e scaricare l’originale della fattura elettronica nella sua area riservata.
Solo il file della fattura elettronica emessa nei confronti della Pubblica Amministrazione deve essere firmata digitalmente.
3) CONSERVAZIONE della fattura
Cliccando sul link “Accedi alla sezione conservazione” si aprirà una pagina che consente di prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione e dell’Accordo di servizio. Selezionando le due caselle presenti nella pagina, il servizio si attiverà e dal quel momento in poi tutte le fatture elettroniche (così come le note di variazione) emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno portate automaticamente in conservazione elettronica.
Tutte le fatture elettroniche (nonché le note di variazione) emesse e ricevute correttamente attraverso il Sistema di Interscambio sono messe a disposizione dell’operatore Iva attraverso un servizio accessibile dalla home page del portale “Fatture e Corrispettivi”: Consultazione.
I file delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI sono tenute a disposizione nell’area di consultazione sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione delle fatture da parte del Sistema di Interscambio. Pertanto, se si intende archiviare una copia delle fatture sui propri dispositivi per una gestione rapida delle stesse, si suggerisce di effettuare il download di file.